Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης (MIS) είναι ένα σύνολο συστημάτων και διαδικασιών που συλλέγουν δεδομένα από μια σειρά πηγών, τα συγκεντρώνουν και τα παρουσιάζουν σε αναγνώσιμη μορφή. Οι διαχειριστές χρησιμοποιούν ένα MIS για τη δημιουργία αναφορών που τους παρέχουν μια ολοκληρωμένη επισκόπηση όλων των πληροφοριών που χρειάζονται για τη λήψη αποφάσεων, από καθημερινά λεπτομερή έως στρατηγική ανώτατου επιπέδου. Τα σημερινά συστήματα διαχείρισης πληροφοριών βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην τεχνολογία για τη συλλογή και παρουσίαση δεδομένων, αλλά η ιδέα είναι παλαιότερη από τις σύγχρονες τεχνολογίες υπολογιστών.
Λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων
Ο κύριος σκοπός ενός συστήματος πληροφοριών διαχείρισης είναι να καταστήσει τη λήψη αποφάσεων των διαχειριστών πιο αποτελεσματική και παραγωγική. Συγκεντρώνοντας πληροφορίες από μια σειρά πηγών σε μια ενιαία βάση δεδομένων και παρουσιάζοντας τις πληροφορίες σε λογική μορφή, ένα MIS μπορεί να παρέχει στους διευθυντές όλα όσα χρειάζονται για να λάβουν αποφάσεις με υψηλή πληροφόρηση και να εκτελούν σε βάθος ανάλυση των επιχειρησιακών ζητημάτων.
Συλλογή επιχειρηματικών πληροφοριών
Ένα MIS μπορεί να αναπτυχθεί για τη συλλογή σχεδόν κάθε είδους πληροφοριών που απαιτούν οι διαχειριστές πληροφοριών. Μπορούν να δουν οικονομικά δεδομένα, όπως ημερήσια έσοδα και έξοδα με μια ματιά και να τα αποδώσουν σε συγκεκριμένα τμήματα ή ομάδες. Οι δείκτες απόδοσης, όπως η επικαιρότητα των έργων ή η ποιότητα των προϊόντων που προέρχονται από μια γραμμή συναρμολόγησης, μπορούν να βοηθήσουν τους διαχειριστές να εντοπίσουν τους τομείς της απαιτούμενης βελτίωσης. Το προσωπικό μπορεί να διαχειριστεί χρονοδιαγράμματα για βάρδιες εργασίας, εισερχόμενες παραδόσεις και εξερχόμενες αποστολές από οποιοδήποτε μέρος που συνδέεται με το MIS.
Διευκόλυνση της συνεργασίας και της επικοινωνίας
Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης μπορεί επίσης να διευκολύνει τη συνεργασία και την επικοινωνία. Οι εργαζόμενοι μπορούν να επεξεργάζονται και να μοιράζονται έγγραφα και να κοινοποιούν σχετικές πληροφορίες σχετικά με τις αναμενόμενες εξελίξεις και προειδοποιήσεις σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Σύνταξη επιχειρηματικών εκθέσεων
Ένα από τα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά ενός συστήματος πληροφοριών διαχείρισης είναι η ικανότητά του να αντλεί εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα από διάφορες πηγές και να τα παρουσιάζει σε μια εύκολη ανάλυση. Οι εσωτερικές αναφορές παρουσιάζουν πληροφορίες με τρόπο που οι διαχειριστές μπορούν να κατανοήσουν, συμπεριλαμβάνοντας όλα τα σχετικά δεδομένα και ομαδοποιώντας δεδομένα με λογικό τρόπο. Για παράδειγμα, μια αναφορά που προβάλλεται από έναν εταιρικό διευθυντή για μια αλυσίδα εστιατορίων ενδέχεται να εμφανίζει έσοδα, έξοδα, ώρες εργασίας και όγκο κάθε καταστήματος, επιτρέποντάς του να δει ποιο κατάστημα έχει τα περισσότερα χρήματα ανά εργαζόμενο στο πάτωμα και ποια καταστήματα έχουν υψηλότερα έξοδα σε σύγκριση με τα έσοδα και τον όγκο - δείκτης αποβλήτων ή κλοπής.
Δημιουργία κυβερνητικών εκθέσεων
Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα MIS για να δημιουργήσουν αυτόματα αναφορές που απαιτούνται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση. Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους και τους εθελοντές να επικεντρώσουν το χρόνο τους σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες και μπορεί να μειώσει τα λάθη και το κόστος που σχετίζεται με την υποβολή ομοσπονδιακών αναφορών.
Πλεονεκτήματα πρώτης γραμμής
Οι πρώτοι υπάλληλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα MIS για να εκτελέσουν τις εργασίες τους πιο αποτελεσματικά επίσης. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι σε όλα τα επίπεδα μπορούν να συμβουλευτούν ένα MIS για να ελέγξουν την κατάσταση των στοιχείων του αποθέματος, να δουν στατιστικά στοιχεία που σχετίζονται με το συγκεκριμένο τμήμα ή ομάδα τους και να ζητήσουν εσωτερικές μεταφορές υλικού.
Εκπαίδευση υπαλλήλων για χρήση του συστήματος
Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης μπορεί να είναι μια δαπανηρή επένδυση. Εκτός από την αγορά ενός πακέτου λογισμικού MIS, την προσαρμογή του συστήματος και την πρόσληψη επιπλέον προσωπικού IT για την επίβλεψη και τη συντήρηση του συστήματος, μια εταιρεία πρέπει να εκπαιδεύσει όλους τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν το σύστημα. Οι πρώτοι υπάλληλοι εκτελούν συχνά τα πρώτα δύο βήματα σε ένα MIS, τη συλλογή δεδομένων και την εισαγωγή, αφήνοντάς τους λιγότερο χρόνο για να επικεντρωθούν σε παραγωγικές δραστηριότητες. Αυτό μπορεί να αυξήσει τις συνολικές δαπάνες μισθού. Ζυγίστε το κόστος ενός MIS έναντι των πιθανών οφελών προτού εφαρμόσετε αυτό το εργαλείο στη μικρή σας επιχείρηση.
