Σύμφωνα με την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων, τα έντυπα W-2 θα πρέπει να σταλούν στους υπαλλήλους το αργότερο έως τις 31 Ιανουαρίου για έντυπα που προέρχονται από το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Ενώ οι υπάλληλοι ενδέχεται να μην τους λάβουν στο ταχυδρομείο αυτήν την ημερομηνία, πρέπει - τουλάχιστον - να σταλούν σε αυτό το σημείο. Για εταιρείες που δεν ακολουθούν αυτό το συγκεκριμένο πρωτόκολλο, μπορεί να υπάρξουν συνέπειες.
Αποφυγή δυσαρεστημένων υπαλλήλων
Εκτός από τυχόν επίσημα ζητήματα που ενδέχεται να έχετε με την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) λόγω αποτυχίας αποστολής εντύπων W-2 έγκαιρα, ίσως χρειαστεί να αντιμετωπίσετε μια ομάδα πολύ δυσαρεστημένων υπαλλήλων, πολλοί από τους οποίους πιθανώς περιμένουν φορολογική δήλωση. Οι υπάλληλοι μπορεί όχι μόνο να υποβάλλουν παράπονα σε εσάς, αλλά και στο IRS, το οποίο μπορεί να προκαλέσει περαιτέρω διερεύνηση στην εταιρεία σας εάν υποβληθούν πολλά παράπονα σχετικά με το ζήτημα.
IRS Fine Αξιολόγηση
Τα IRS staggers πρόστιμα με βάση το πόσο αργά υποβάλλονται τα έντυπα W-2. Εκτιμάται ποινή 50 $ ανά φόρμα για τα W-2s που υποβάλλονται εντός 30 ημερών από την ημερομηνία λήξης, έως και 187.500 $ για μια μικρή επιχείρηση. Για έντυπα που έχουν υποβληθεί πριν από την 1η Αυγούστου, αλλά μετά από 30 ημέρες, το πρόστιμο ανέρχεται στα 100 $ ανά φόρμα και το μέγιστο πρόστιμο 536.000 $. Το μέγιστο πρόστιμο είναι 260 $ ανά φόρμα έως 1.072.500 $ ετησίως για έντυπα που υποβάλλονται μετά την 1η Αυγούστου.
Εξασφάλιση ακριβών φορμών
Εκτός από την αποστολή των εντύπων W-2 εγκαίρως, πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι οι εν λόγω φόρμες είναι ακριβείς. Σύμφωνα με τον ιστότοπο IRS, εάν υποβάλετε ένα έντυπο W-2 στον IRS ισχυριζόμενος ότι πληρώσατε σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό και δεν το κάνατε, αυτό το άτομο έχει το δικαίωμα να σας μηνύσει για αποζημίωση. Αξιολογείται ποινή ύψους 530 $ ανά φόρμα χωρίς μέγιστο. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να πληρώσετε πρόστιμο ύψους 5.000 $ ως αποζημίωση για την υποβολή ψευδούς εγγράφου και ενδέχεται να επιβληθείτε σε ποινικές κατηγορίες.
Αρχεία και επικοινωνία
Μερικές φορές, εάν τουλάχιστον ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας ότι τρέχετε πίσω με τα W-2s σας αλλά προσπαθείτε να τα βγείτε έξω, μπορεί να υπάρχει λιγότερη δυσαρέσκεια από ό, τι εάν δεν λέτε καθόλου. Επίσης, εάν στείλετε ένα W-2 έως την προθεσμία, αλλά σας έχει επιστρέψει για μια κακή ή παλιά διεύθυνση, μην το ανοίξετε ή μην το πετάξετε. Βάλτε το στο αρχείο του υπαλλήλου και αποθηκεύστε το σε περίπτωση που επικοινωνήσει μαζί σας για τη φόρμα στο δρόμο. έχετε τουλάχιστον απόδειξη ότι προσπαθήσατε να το στείλετε.
