Όταν η φορολογική περίοδος κυμαίνεται κάθε χρόνο, οι δέσμες εγγράφων που πρέπει να οργανώσει μια επιχείρηση και να υποβάλει στο IRS μπορεί να φαίνεται συντριπτική. Ανεξάρτητα από το πόσο πλημμυρισμένη και απασχολημένη είναι μια επιχείρηση, όλες οι δηλώσεις που υποβάλλονται στο IRS πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερες για να αποφευχθούν έλεγχοι ή νομικές ενέργειες από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση. Για επιχειρήσεις με υπαλλήλους, ένα σημαντικό έγγραφο που πρέπει να συμπληρώνεται κάθε χρόνο είναι η δήλωση W-2.
Ο νόμος και το W-2
Το έντυπο W-2 αναφέρει τους φορολογητέους μισθούς που καταβάλλονται σε έναν υπάλληλο κατά τη διάρκεια ενός έτους, καθώς και τους φόρους απασχόλησης που παρακρατούνται από τους μισθούς για εκείνο το έτος. Ο ομοσπονδιακός νόμος απαιτεί από όλους τους εργοδότες να στέλνουν στους υπαλλήλους δηλώσεις W-2, ανεξάρτητα από το πόσο χαμηλά κέρδη ή μισθοί είναι. Αυτές οι δηλώσεις W-2 μπορούν να σταλούν σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή και πρέπει να παραληφθούν από τους υπαλλήλους το αργότερο έως τις 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους. Οι εργοδότες πρέπει επίσης να υποβάλουν αντίγραφο του υπαλλήλου W-2s στο IRS.
Προειδοποίηση
Η αποτυχία αποστολής εντύπων W-2 εγκαίρως μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά πρόστιμα για την επιχείρησή σας. Από το 2018, μπορείτε να επιβληθείτε πρόστιμο μεταξύ 50 και 260 $ ανά φόρμα, ανάλογα με το πόσο αργά είναι η αποστολή σας. Για τις μικρές επιχειρήσεις, η μέγιστη χρηματική ποινή σε ένα φορολογικό έτος μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ 187.500 $ και 1.072.500 $.
Λείπει ή λάθος W-2
Μερικές φορές οι φόρμες W-2 μπορεί να είναι λανθασμένες ή να λείπουν στο ταχυδρομείο. Εάν συμβούν αυτές οι καταστάσεις, οι εργαζόμενοι πιθανότατα θα επικοινωνήσουν με το τμήμα μισθοδοσίας ή ανθρώπινου δυναμικού για να ζητήσουν διορθώσεις ή αντίγραφο της φόρμας. Το προσωπικό σας πρέπει να είναι έτοιμο να ανταποκριθεί άμεσα σε αυτά τα αιτήματα, ειδικά καθώς η φορολογική περίοδος τελειώνει και πλησιάζει στην προθεσμία κατάθεσης.
Αντικαταστήστε το W-2s που λείπει
Για να αντικαταστήσει τις φόρμες W-2 που λείπουν, το IRS θα προετοιμάσει και θα στείλει έναν υπάλληλο ένα έντυπο 4852. Σύμφωνα με το IRS, αυτή η φόρμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί του W-2 εάν ο υπάλληλος δεν έχει ακόμη λάβει το W-2 πριν από το προθεσμία κατάθεσης. Ωστόσο, η χρήση του εντύπου 4852 ενδέχεται να καθυστερήσει τις επιστροφές φόρου, καθώς το IRS θα πρέπει να επαληθεύσει τις πληροφορίες στη φόρμα. Εάν ένας υπάλληλος αρχειοθετήσει τη φόρμα 4852 και αργότερα την λάβει διορθωμένη ή λείπει W-2 και συνειδητοποιήσει ότι ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το 4852 ήταν ανακριβείς, μπορεί να υποβάλει τη φόρμα 1040X στο IRS. Το έντυπο 1040X είναι μια τροποποιημένη δήλωση φόρου εισοδήματος.
Άλλα θέματα φόρου
Οι εργοδότες υποχρεούνται νομικά να διατηρήσουν τα έντυπα W-2 στο αρχείο για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια. Οι εργοδότες υποχρεούνται επίσης να συμπληρώσουν μια φόρμα αριθμού αναγνώρισης απασχόλησης (EIN). Τα συμπληρωμένα έντυπα EIN θα παρέχουν στους εργοδότες μεμονωμένα φορολογικά δελτία εργοδότη για κάθε εργαζόμενο. Αυτά τα φορολογικά αναγνωριστικά απαιτούνται κατά την αναφορά των μισθών των εργαζομένων και των παρακρατήσεων φόρου. Για να λάβετε μια φόρμα EIN, επικοινωνήστε με το IRS στο 1-800-829-4933.