Οι περισσότερες μεγάλες εταιρείες έχουν ολόκληρα τμήματα που έχουν οριστεί για παρακολούθηση και παρακολούθηση του αποθέματος. Επιπλέον, οι μικρότερες εταιρείες συνήθως αφιερώνουν πολύ χρόνο στη διαδικασία παρακολούθησης του αποθέματος. Ο λόγος για τον οποίο η παρακολούθηση αποθέματος λαμβάνει τόση προσοχή από εταιρείες όλων των μεγεθών μπορεί να συνοψιστεί με μία λέξη: χρήματα. Οι εταιρείες ξοδεύουν ένα τεράστιο χρηματικό ποσό στο απόθεμα και οι περισσότερες θέλουν να γνωρίζουν ακριβώς πού βρίσκεται αυτό το απόθεμα ανά πάσα στιγμή.
Καταγραφή εμπορευμάτων
Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν το απόθεμα σε μία ή περισσότερες μορφές. Εταιρείες όπως λιανοπωλητές και χονδρέμποροι αγοράζουν και πωλούν προϊόντα. Αυτές οι εταιρείες πραγματοποιούν απογραφή που αποτελείται κυρίως από τα προϊόντα που αγοράζουν και πωλούν. Άλλες εταιρείες, όπως κατασκευαστές, αγοράζουν εξαρτήματα και πρώτες ύλες και μετατρέπουν αυτά τα είδη σε τελικό προϊόν. Το απόθεμα ενός κατασκευαστή αποτελείται από εξαρτήματα, πρώτες ύλες και προϊόντα τελικών προϊόντων.
Μη αυτόματη έναντι αυτόματης παρακολούθησης
Η παρακολούθηση αποθέματος αποτελείται από τα συστήματα και τις πολιτικές που έχουν σχεδιαστεί για την παρακολούθηση της κίνησης του αποθέματος. Πριν από πολλά χρόνια, οι εταιρείες παρακολούθησαν το απόθεμα με μη αυτόματο τρόπο με ένα σύστημα γνωστό ως σύστημα καρτών ή cardex. Κάθε φορά που το απόθεμα αγοράστηκε ή πωλήθηκε, η ποσότητα γράφτηκε χειροκίνητα στην κάρτα αυτού του είδους και αθροίστηκε ένα νέο ποσό στο χέρι. Σήμερα, ορισμένες εταιρείες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν έναν τύπο συστήματος μη αυτόματης καταχώρησης για την καταγραφή συναλλαγών αποθέματος, εκτός από τις εγγραφές που καταγράφονται σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων και όχι σε χαρτί. Η τεχνολογία έχει κάνει τεράστιες βελτιώσεις στον τρόπο παρακολούθησης του αποθέματος. Πολλές εταιρείες έχουν μια πλήρως αυτοματοποιημένη ροή εργασιών παρακολούθησης αποθέματος. Κάθε φορά που συμβαίνει μια κίνηση αποθέματος, το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων λαμβάνει μια αυτόματη ενημέρωση της συναλλαγής.Αυτό εξαλείφει μεγάλο μέρος του ανθρώπινου σφάλματος που προκαλείται από τη μη αυτόματη παρακολούθηση αποθέματος.
Σημασία
Οι εταιρείες που κατέχουν το απόθεμα συνήθως έχουν επενδύσει ένα μεγάλο ποσό μετρητών για να αγοράσουν το απόθεμα. Η παρακολούθηση αποθέματος παρακολουθεί όπου το απόθεμα μιας εταιρείας βρίσκεται στην αλυσίδα εφοδιασμού. Η παρακολούθηση αποθέματος παρέχει επίσης σε μια εταιρεία δεδομένα σχετικά με το απόθεμα που διαθέτει, όπου υπάρχουν τα αποθέματά της, την κατάσταση των αποθεμάτων (κατεστραμμένα, επιστρεφόμενα, απορρίφθηκαν, σε αναμονή) και συμβάλλει στην αποτροπή κλοπής και απώλειας. Η παρακολούθηση αποθέματος γίνεται επίσης μέρος του πλήρους προγράμματος διαχείρισης αποθέματος μιας εταιρείας. Η διαχείριση αποθέματος διαμορφώνει τις οδηγίες σύμφωνα με τις οποίες το απόθεμα αγοράζεται, χρησιμοποιείται, μετακινείται, πωλείται και καταστρέφεται.
Μέθοδοι παρακολούθησης
Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι παρακολούθησης για την παρακολούθηση του αποθέματος. Ο γραμμικός κώδικας, επίσης γνωστός ως ο κωδικός καθολικού προϊόντος (UPC), παραμένει μια από τις πιο κοινές μεθόδους παρακολούθησης αποθέματος. Η πλειοψηφία των παντοπωλείων και των λιανοπωλητών χρησιμοποιούν τον γραμμωτό κώδικα που βρίσκεται στα προϊόντα για να σαρώσουν τα αντικείμενα στο σημείο πώλησης. Οι γραμμωτοί κώδικες παρακολουθούν την κίνηση του αποθέματος σε όλη την αλυσίδα εφοδιασμού. Ο γραμμικός κώδικας περιέχει δεδομένα σχετικά με την περιγραφή του αντικειμένου, την τιμή του αντικειμένου και τη μονάδα μέτρησης του αντικειμένου. Η αναγνώριση ραδιοσυχνοτήτων (RFID) είναι μια άλλη μέθοδος που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση του αποθέματος. Η τεχνολογία RFID διατίθεται σε δύο μορφές: ενεργό RFID και παθητικό RFID. Το ενεργό RFID λειτουργεί καλύτερα σε περιβάλλοντα όπου υπάρχουν ζητήματα ασφαλείας και σε αυτά που απαιτούν πληροφορίες παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο. Το παθητικό RFID λειτουργεί καλύτερα όταν χρησιμοποιείται με φορητούς σαρωτές και όπου δεν υπάρχουν προβλήματα ασφαλείας.
Σκέψεις
Οι μέθοδοι παρακολούθησης αποθέματος ποικίλλουν, αλλά όλοι εκτελούν την ίδια λειτουργία: παρακολουθούν τη μεγαλύτερη επένδυση μιας εταιρείας. Το σύστημα ή η μέθοδος που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση του αποθέματος είναι λιγότερο σημαντική από τις πολιτικές που έχουν σχεδιαστεί για την αποτελεσματική διαχείριση των κινήσεων του αποθέματος.
