Όταν η συμπεριφορά ενός υπαλλήλου θέτει σε κίνδυνο την παραγωγικότητα και το ηθικό της ομάδας σας, ήρθε η ώρα να αναλάβετε δράση. Ακόμα κι αν είναι απαραίτητο να συναντηθείτε με τον υπάλληλο για να συζητήσετε τις ανησυχίες σας, ακολουθώντας μια επιστολή ανυπαρξίας όχι μόνο ο υπάλληλος ειδοποιεί ότι η συμπεριφορά του είναι απαράδεκτη, παρέχει επίσης στην επιχείρησή σας έγγραφα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε αγωγή ή σε μια διαφορά για αξίωση ανεργίας.
Ακολουθήστε τους κανόνες επαγγελματικής αλληλογραφίας
Γράψτε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Εάν στέλνετε την επιστολή μέσω email, αποθηκεύστε την επιστολή ως .pdf και στείλτε την ως συνημμένο. Ξεκινήστε το γράμμα σε μορφή σημείωσης που παρέχει βασικές πληροφορίες σχετικά με το θέμα της αλληλογραφίας.
Παράδειγμα:
ΠΡΟΣ: Τζέιν Σμιθ
ΑΠΟ: Jerry Smythe [αρχική αυτή η γραμμή]
ΘΕΜΑ: Ακατάλληλο Office
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: 23 Αυγούστου 2019
Δηλώστε τα γεγονότα
Μια επιστολή ανυπαρξίας δεν είναι μια ευκαιρία να εκτοξεύσετε τα παράπονά σας σε έναν υπάλληλο που έχει ενοχληθεί ή ευθύνη. Κρατήστε το γράμμα σας σύντομο, τη γλώσσα του απαρατήρητο και βεβαιωθείτε ότι οι ανησυχίες και οι συνέπειές σας για τον υπάλληλο είναι σαφείς.
Παράδειγμα:
Όπως συζητήσαμε στη συνάντησή μας σήμερα, έχω σοβαρές ανησυχίες σχετικά με τη συμπεριφορά σας τόσο προς τους συναδέλφους σας όσο και για εμένα. Σε περισσότερες από μία περιπτώσεις, δείξατε σεβασμό σε ομαδικές συναντήσεις, συζητήσεις ένας προς έναν και κατά τη διάρκεια συνομιλιών εδώ στο γραφείο. Αυτές οι συμπεριφορές πλήττουν το ηθικό του γραφείου και έχουν γίνει ευθύνη για την ολοκλήρωση του έργου Johnson & Greene.
Δώστε παραδείγματα συμπεριφοράς
Καταγράψτε τα περιστατικά κακής συμπεριφοράς στην επιστολή. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τις ημερομηνίες και τα ονόματα άλλων εμπλεκόμενων μερών. Περιγράψτε τις αρνητικές συμπεριφορές ανυπόμονα. Μην είστε δραματικοί, αλλά παρέχετε λεπτομέρειες που θα βοηθήσουν όποιον διαβάζει την επιστολή να καταλάβει τι συνέβη και γιατί η συμπεριφορά του υπαλλήλου αξίζει μια επίπληξη.
Παράδειγμα:
Κατά τη χθεσινή συνάντηση (22 Αυγούστου 2019), η συμπεριφορά σας ήταν αντιεπαγγελματική και αναστατωτική. Τυλίξατε τα μάτια σας αρκετές φορές ενώ ο Τιμ μιλούσε, τον διέκοψε δύο φορές και τελικά απομακρύνθηκε από αυτόν όταν προσπάθησε να μιλήσει μαζί σας για τις ανησυχίες του. Αναστεναχθήκατε δυνατά, ενώ η Ρουθ της έδωσε την αναφορά. Όταν σας ζήτησα να διευκρινίσετε τι σας ενοχλούσε για το τι είχε να πει η Ρουθ, κουνήσατε το κεφάλι σας και είπατε ότι θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να το κάνετε.
Αυτή η συμπεριφορά ακολούθησε το ξέσπασμά σας στις 20 Αυγούστου 2019, κατά τη διάρκεια της οποίας ανυψώσατε τη φωνή σας στην Erica όταν δυσκολεύτηκε να βρει ένα αρχείο που θέλετε. Είχαμε φιλοξενούμενους στο γραφείο εκείνη τη στιγμή, και θα μπορούσα να πω ότι ήταν ντροπιασμένοι όταν άκουσα ότι φέρεσαι στην Erica τόσο μακριά. Όταν σας μίλησα ιδιωτικά για το περιστατικό, σηκώσατε τους ώμους σας και είπατε ότι "η Erica πρέπει να λογοδοτήσει για την αποδιοργάνωση της." Δήλωσα ότι παρόλο που αυτό συμβαίνει, δεν υπάρχει κανένας λόγος να υψώσετε τη φωνή σας, ιδιαίτερα σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον. Συμφωνήσατε να "τονίσετε" στο μέλλον.
Σήμερα, όταν συναντηθήκαμε για να συζητήσουμε τι συνέβη στη συνάντηση της 29ης Αυγούστου, ήσασταν αμυντικοί, με ρωτούσατε αν το είχα για εσάς. Επιμείνατε ότι αντιδρούσα υπερβολικά. Τόνισα ότι, ως ιδιοκτήτης της εταιρείας, εξαρτάται από εμένα να αποφασίσω τι είδους κουλτούρα γραφείου θέλω να καλλιεργήσω. Είπες ότι ήμουν «πολύ μαλακός» και ότι η επιχείρηση θα έφτανε στο πρόβλημα αν συνέχιζα να «κωλύω» τους ανθρώπους. Με διέκοψες τρεις φορές ενώ προσπάθησα να εξηγήσω τη θέση μου και τελικά βγήκα έξω από το γραφείο μου ενώ ακόμα μιλούσα.
Σημείωση Συνέπειες
Η επιστολή πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια τις συνέπειες της τρέχουσας συμπεριφοράς της εργαζόμενης, καθώς και τι μπορεί να περιμένει εάν δεν κάνει άμεσες αλλαγές. Είναι συχνά καλή ιδέα να εκπονήσουμε ένα σχέδιο για άμεση λογοδοσία για την πραγματοποίηση θετικών αλλαγών.
Παράδειγμα:
Τζέιν, ενώ γενικά εντυπωσιάστηκα από τη δουλειά σου και σε εκτιμώ ως υπάλληλο, είναι αδύνατο να καλλιεργήσεις ένα παραγωγικό, συλλογικό εργασιακό περιβάλλον όταν ένας υπάλληλος συμπεριφέρεται τακτικά όπως έχεις. Για να σας εντυπωσιάσω τη σοβαρότητα των ενεργειών σας και για να δώσετε στην ομάδα μας λίγο χρόνο για να συγκεντρωθεί εκ νέου, σας αναστέλλω για το υπόλοιπο αυτής της εβδομάδας χωρίς πληρωμή. Θα φύγετε από το γραφείο σήμερα, Τετάρτη, 23 Αυγούστου και δεν θα επιστρέψετε έως τις 9 π.μ. τη Δευτέρα 28 Αυγούστου. Ελπίζω ότι αυτή η ώρα θα σας δώσει λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τις ενέργειές σας και να λάβετε υπόψη σας τα μέτρα που μπορεί να λάβετε που θα βοηθήσουν να λειτουργείτε καταλληλότερα σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον.
Μόλις επιστρέψετε τη Δευτέρα, στείλτε μου email, ώστε να μπορέσουμε να ρυθμίσουμε μια ώρα για να συζητήσουμε τα σχέδιά σας για την αντιμετώπιση της συμπεριφοράς σας. Ωστόσο, εάν συνεχιστεί η λειαντική συμπεριφορά σας, μπορείτε να με αφήσετε χωρίς άλλη επιλογή παρά να σας απολύσω από τη θέση σας. Ελπίζω ειλικρινά ότι δεν θα φτάσει σε αυτό, ωστόσο.
