Το Microsoft Office είναι ένα ισχυρό σύνολο εργαλείων σουίτας γραφείου που μπορεί να χρησιμοποιήσει κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης για επεξεργασία κειμένου, διαχείριση δεδομένων και παρουσιάσεις. Είτε εργάζεστε στο MS Suite είτε στο Microsoft Office 365, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε ένα έγγραφο του Word σε PowerPoint. Δεν χρειάζεστε μετατροπέα εγγράφου σε ppt. Ενώ αυτή είναι μια πολύ απλή διαδικασία, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε ότι δεν χρειάζεται να επιστρέψετε και να αναδιαμορφώσετε ορισμένα μέρη του αρχικού εγγράφου μία φορά στο PowerPoint.
Μορφοποιήστε σωστά το έγγραφο του Word
Πριν τραβήξετε ένα έγγραφο από το Word στο PowerPoint, βεβαιωθείτε ότι έχετε μορφοποιήσει σωστά το έγγραφο του Word. Αυτό σημαίνει τη χρήση των σωστών ετικετών κεφαλίδας και στυλ παραγράφων στο έγγραφο του Word. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα περίγραμμα που θέλετε να μετατρέψετε σε παρουσίαση PowerPoint. Περάστε και βεβαιωθείτε ότι έχετε χρησιμοποιήσει τα στυλ κειμένου που βρίσκονται στο επάνω σύνολο μενού του Word. Θα δείτε επιλογές όπως Normal, Header 1, Header 2 και ούτω καθεξής.
Επιλέξτε το σωστό στυλ κάθε ενότητας του περιγράμματος. Οτιδήποτε πρέπει να είναι ο τίτλος μιας διαφάνειας πρέπει να επισημανθεί και να αλλάξει σε στυλ κεφαλίδας 1. Το στυλ Header 2 εάν για τους δευτερεύοντες υπότιτλους κειμένου. Λάβετε υπόψη ότι το μορφοποιείτε έτσι ώστε το PowerPoint να ξέρει τι να τραβήξει σε μια διαφάνεια. Δεν θα τραβήξει μπλοκ κειμένου Κανονικού στυλ στη διαφάνεια. Αυτό έχει σχεδιαστεί για να εμποδίζει μια παρουσίαση να μοιάζει με βιβλίο. Αλλάξτε όλα τα μέρη που θέλετε να φέρετε ως στοιχείο διαφάνειας.
Αποθήκευση και εισαγωγή στο PowerPoint
Μόλις μορφοποιήσετε σωστά το έγγραφο του Word, αποθηκεύστε το. Ελέγξτε την επέκταση αρχείου. Το Microsoft Word αποθηκεύει αυτόματα έγγραφα ως αρχείο .txt. Πρέπει να διαβάσετε την επέκταση αρχείου .rtf που αντιπροσωπεύει τη μορφή εμπλουτισμένου κειμένου. Για να αλλάξετε τη μορφή, κάντε κλικ στο Αρχείο και στη συνέχεια Αποθήκευση ως. Κάτω από την επιλογή Μορφή αρχείου σε ένα πλαίσιο κάτω από το όνομα αρχείου, επιλέξτε Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου. Αποθηκεύστε το αρχείο σε μια τοποθεσία στην οποία έχετε εύκολη πρόσβαση.
Ανοίξτε μια νέα παρουσίαση του PowerPoint. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχική σελίδα και επιλέξτε Νέα διαφάνεια και στη συνέχεια την επιλογή Περίγραμμα. Σε Mac που χρησιμοποιεί το PowerPoint 11, αυτή η επιλογή ονομάζεται Insert Slides from Outline. Ανοίγει ένα πλαίσιο αναζήτησης. Εντοπίστε το αρχείο .rtf που δημιουργήσατε και επιλέξτε το. Αυτό θα εισαγάγει το έγγραφο του Word στο PowerPoint. Το περίγραμμα εισάγεται τώρα στην παρουσίαση και μπορείτε να επεξεργαστείτε τις διαφάνειες όπως θέλετε. Φροντίστε να αποθηκεύσετε την παρουσίαση του PowerPoint πριν κλείσετε.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Οι περισσότεροι χρήστες που διαθέτουν προϊόντα σουίτας Microsoft Office τα αγόρασαν ως πακέτο, επομένως όλα τα στοιχεία πρέπει να είναι συμβατά. Εάν η έκδοση του PowerPoint είναι παλαιότερη από ένα έγγραφο του Word που δημιουργήθηκε σε νεότερη έκδοση, ενδέχεται να έχετε κάποια προβλήματα με τη μετατροπή του αρχείου. Η διαδικασία εισαγωγής θα εξακολουθεί να συμβαίνει, αλλά ενδέχεται να αντιμετωπίσετε κάποιες διαφορές μορφής που πρέπει να διορθωθούν κατά την επεξεργασία του PowerPoint. Όποτε είναι δυνατόν, αποθηκεύστε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε σε παλαιότερη έκδοση του Word σε νεότερη έκδοση. Εάν το αρχείο σας αποσταλεί, ενδέχεται να ζητήσετε από τον αποστολέα να αποθηκεύσει το αρχείο ώστε να είναι συμβατό με παλαιότερες εκδόσεις της Microsoft.
