Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι πολιτικές και διαδικασίες που εφαρμόζονται για να διασφαλιστεί η συνεχής αξιοπιστία των λογιστικών συστημάτων. Η ακρίβεια και η αξιοπιστία είναι υψίστης σημασίας στον λογιστικό κόσμο. Χωρίς ακριβή λογιστικά αρχεία, οι διαχειριστές δεν μπορούν να λάβουν πλήρως ενημερωμένες οικονομικές αποφάσεις και οι οικονομικές εκθέσεις μπορούν να περιέχουν σφάλματα. Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στη λογιστική μπορούν να χωριστούν σε επτά κατηγορίες, καθεμία από τις οποίες έχει σχεδιαστεί για την πρόληψη της απάτης και τον εντοπισμό σφαλμάτων πριν γίνουν προβλήματα.
Υπόδειξη
Οι επτά διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου είναι ο διαχωρισμός των καθηκόντων, οι έλεγχοι πρόσβασης, οι φυσικοί έλεγχοι, η τυποποιημένη τεκμηρίωση, τα υπόλοιπα δοκιμών, οι περιοδικοί συμβιβασμοί και η αρχή έγκρισης.
Διαχωρισμός καθηκόντων
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων περιλαμβάνει τον διαχωρισμό της ευθύνης για τη λογιστική, τις καταθέσεις, τις αναφορές και τον έλεγχο. Τα περαιτέρω καθήκοντα διαχωρίζονται, τόσο λιγότερες πιθανότητες έχει ο κάθε εργαζόμενος να διαπράξει δόλιες πράξεις. Για μικρές επιχειρήσεις με λίγους λογιστικούς υπαλλήλους, η κατανομή ευθυνών μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων ή η απαίτηση κρίσιμων εργασιών για έλεγχο από συναδέλφους μπορεί να εξυπηρετήσει τον ίδιο σκοπό.
Στοιχεία ελέγχου πρόσβασης λογιστικού συστήματος
Ο έλεγχος της πρόσβασης σε διαφορετικά μέρη ενός λογιστικού συστήματος μέσω κωδικών πρόσβασης, κλειδώματος και ηλεκτρονικών αρχείων καταγραφής πρόσβασης μπορεί να κρατήσει τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες εκτός του συστήματος, παρέχοντας ταυτόχρονα έναν τρόπο ελέγχου της χρήσης του συστήματος για τον εντοπισμό της πηγής σφαλμάτων ή ασυμφωνιών. Η ανθεκτική παρακολούθηση πρόσβασης μπορεί επίσης να αποτρέψει τις απόπειρες παράνομης πρόσβασης.
Φυσικοί έλεγχοι περιουσιακών στοιχείων
Οι φυσικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν μετρητά μετρήσεων χεριών και τυχόν φυσικά περιουσιακά στοιχεία που παρακολουθούνται στο λογιστικό σύστημα, όπως απογραφή, υλικά και εργαλεία. Η φυσική καταμέτρηση μπορεί να αποκαλύψει καλώς κρυμμένες αποκλίσεις στα υπόλοιπα λογαριασμών παρακάμπτοντας εντελώς τις ηλεκτρονικές εγγραφές. Η μέτρηση μετρητών στα σημεία πώλησης μπορεί να γίνει καθημερινά ή ακόμα και αρκετές φορές την ημέρα. Μεγαλύτερα έργα, όπως το απόθεμα καταμέτρησης χεριών, θα πρέπει να εκτελούνται λιγότερο συχνά, ίσως σε ετήσια ή τριμηνιαία βάση.
Τυποποιημένη χρηματοοικονομική τεκμηρίωση
Η τυποποίηση εγγράφων που χρησιμοποιούνται για χρηματοοικονομικές συναλλαγές, όπως τιμολόγια, εσωτερικά αιτήματα υλικού, αποδείξεις αποθέματος και αναφορές εξόδων ταξιδιού, μπορεί να συμβάλει στη διατήρηση της συνοχής στη διατήρηση αρχείων με την πάροδο του χρόνου. Η χρήση τυπικών μορφών εγγράφων μπορεί να διευκολύνει τον έλεγχο προηγούμενων εγγραφών κατά την αναζήτηση της πηγής ασυμφωνίας στο σύστημα. Η έλλειψη τυποποίησης μπορεί να προκαλέσει παραβίαση ή παρερμηνεία των στοιχείων σε μια τέτοια κριτική.
Ημερήσια ή εβδομαδιαία δοκιμαστικά υπόλοιπα
Η χρήση λογιστικού συστήματος διπλής καταχώρησης προσθέτει αξιοπιστία διασφαλίζοντας ότι τα βιβλία είναι πάντα ισορροπημένα. Ακόμα κι έτσι, τα λάθη μπορούν να φέρουν το σύστημα διπλής εισόδου εκτός ισορροπίας ανά πάσα στιγμή. Ο υπολογισμός των ημερήσιων ή εβδομαδιαίων υπολοίπων δοκιμών μπορεί να παρέχει τακτικές πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση του συστήματος, επιτρέποντάς σας να ανακαλύψετε και να διερευνήσετε τις αποκλίσεις όσο το δυνατόν νωρίτερα.
Περιοδικές Συμφιλίσεις σε Λογιστικά Συστήματα
Περιστασιακές λογιστικές συμφωνίες μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα υπόλοιπα στο λογιστικό σας σύστημα ταιριάζουν με τα υπόλοιπα σε λογαριασμούς που κατέχονται από άλλες οντότητες, συμπεριλαμβανομένων τραπεζών, προμηθευτών και πιστωτικών πελατών. Για παράδειγμα, μια συμφωνία τραπεζών περιλαμβάνει τη σύγκριση υπολοίπων μετρητών και αρχείων καταθέσεων και αποδείξεων μεταξύ του λογιστικού σας συστήματος και των τραπεζικών καταστάσεων. Οι διαφορές μεταξύ αυτών των τύπων συμπληρωματικών λογαριασμών μπορεί να αποκαλύψουν σφάλματα ή ασυμφωνίες στους δικούς σας λογαριασμούς ή τα σφάλματα ενδέχεται να προέρχονται από τις άλλες οντότητες.
Απαιτήσεις αρχής έγκρισης
Η απαίτηση συγκεκριμένων διαχειριστών να εξουσιοδοτούν συγκεκριμένους τύπους συναλλαγών μπορεί να προσθέσει ένα επίπεδο ευθύνης στα λογιστικά αρχεία αποδεικνύοντας ότι οι συναλλαγές έχουν δει, αναλυθεί και εγκριθεί από τις αρμόδιες αρχές. Η απαίτηση έγκρισης για μεγάλες πληρωμές και έξοδα μπορεί να εμποδίσει τους αδίστακτους υπαλλήλους να κάνουν μεγάλες δόλιες συναλλαγές με κεφάλαια της εταιρείας, για παράδειγμα.
